Напоминание о занятии, перенос и отмена: готовые сообщения родителю
Напоминание о занятии лучше отправлять накануне, днём: у родителя остаётся время перенести, и вы успеваете занять освободившееся окно. В сообщении — день, время, формат и ссылка для онлайна. Перенос по вашей инициативе сопровождайте двумя вариантами нового времени, а на позднюю отмену отвечайте ссылкой на правило, о котором договорились заранее.
Опубликовано
Когда и что отправлять
| Ситуация | Когда отправлять | Что обязательно указать |
|---|---|---|
| Напоминание | Накануне, днём | День, время, формат, что взять с собой |
| Онлайн-занятие | За 1–2 часа | Ссылку на подключение |
| Перенос по вашей инициативе | Как только узнали, лучше чем за сутки | Причину коротко и 2 варианта нового времени |
| Поздняя отмена родителем | Сразу в ответ | Правило из договора и что будет с оплатой |
| Пауза (каникулы, отпуск) | За 2 недели | Даты паузы и когда возобновляемся |
Тексты напоминаний
Напоминание накануне
Здравствуйте, [имя родителя]! Напоминаю: завтра, [день недели, дата], в [время] занятие с [имя ребёнка] [по адресу / онлайн]. Если планы изменились, напишите, пожалуйста, до [время] — я успею предложить другое время.
Напоминание в день онлайн-занятия
Добрый день! Сегодня в [время] ждём [имя ребёнка] на занятии. Ссылка для подключения: [ссылка]. Нужны [тетрадь / наушники / учебник].
Перенос и отмена
Перенос по вашей инициативе
[Имя родителя], здравствуйте! К сожалению, не смогу провести занятие [день, время] — [коротко причина]. Могу предложить [вариант 1] или [вариант 2]. Какой удобнее? Если ни один не подходит, предложите свой — подстроюсь.
Ответ на позднюю отмену
Работает, только если правило есть в договоре или было согласовано заранее.
Поняла вас, [имя родителя], выздоравливайте! Напомню наше правило: при отмене меньше чем за [24] часа занятие оплачивается [полностью / наполовину]. В этот раз [оплата — как договаривались / сделаю исключение, но со следующего раза действует правило]. Когда удобно продолжить?
Родитель не пришёл и не предупредил
Здравствуйте, [имя родителя]! Сегодня в [время] ждала [имя ребёнка] на занятии. Всё в порядке? Напишите, пожалуйста, когда сможете, — договоримся о следующей встрече.
Пауза на каникулы или отпуск
[Имя родителя], здравствуйте! Предупреждаю заранее: с [дата] по [дата] занятий не будет — [каникулы / отпуск]. Возобновляемся [дата] в обычное время. Если хотите сохранить темп, могу оставить задания на это время.
Слово «ждала» и «поняла» в шаблонах — в женском роде; поправьте под себя перед отправкой.
Как договориться о правиле переноса
- Решите, за сколько часов предупреждать о переносе без оплаты (чаще всего — сутки).
- Решите, что происходит при поздней отмене: оплата полностью, наполовину или одно бесплатное исключение в месяц.
- Запишите правило в договор или отправьте родителю отдельным сообщением до первого занятия.
- Применяйте его одинаково ко всем: исключение для одной семьи быстро становится правилом для всех.
В «Веди Кабинет» перенос и отмена сохраняются в истории занятия, а не затирают старую запись, а неявку можно отметить статусом «не пришёл» — видно, сколько пропусков у каждого ученика за месяц.
Коротко о главном.
За сколько напоминать о занятии?
Удобнее всего накануне, днём: родитель успевает перенести, а вы — занять окно. Для онлайн-занятий добавьте короткое сообщение со ссылкой за час-два.
Нормально ли брать деньги за позднюю отмену?
Да, если правило было согласовано заранее: время уже зарезервировано под ученика, и занять его в последний момент обычно не получается. Без предварительной договорённости лучше сделать исключение и закрепить правило на будущее.
Как вежливо перенести занятие самому?
Предупредить как можно раньше, коротко назвать причину и сразу предложить два варианта нового времени. Так родителю не нужно подбирать время самому — он просто выбирает.
Шаблон
Напоминание родителю об оплате
Вежливые тексты: до срока, в день оплаты, после просрочки, о новой цене.
Шаблон
Отчёт родителю после занятия
Четыре готовых текста: репетитор, подготовка к экзамену, логопед, психолог.
Кабинет по профессии: Репетиторам · Логопедам · Детским психологам · Дефектологам · Няням · Все материалы
Расписание, оплаты и долги — в одном кабинете.
До трёх активных учеников — бесплатно и без карты. Добавьте одного ученика и ближайшее занятие, чтобы понять, подходит ли вам кабинет.