Как вести учёт оплат учеников: предоплата, пакеты и долги
Учёт оплат учеников держится на одном числе: балансе каждого ученика. Баланс = всё, что оплачено, минус стоимость проведённых и оплачиваемых пропущенных занятий. Плюс значит предоплату, минус значит долг. Если раз в неделю смотреть на этот список, долги не копятся. Ниже как считать баланс при разных способах оплаты и как не забыть про чеки.
Текст: Валерий Мифтахов, создатель сервиса · опубликовано
Баланс ученика
| Событие | Что происходит с балансом |
|---|---|
| Пришла оплата | Баланс растёт на сумму оплаты |
| Проведено занятие | Баланс уменьшается на цену занятия |
| Пропуск, который оплачивается по правилу | Баланс уменьшается на цену занятия |
| Перенос или отмена вовремя | Баланс не меняется |
Так одинаково считаются и оплата после занятия, и предоплата, и деньги за месяц вперёд. Разница только в том, уходит ли баланс в минус.
Предоплата, оплата после, пакеты
| Способ | Плюсы | О чём помнить |
|---|---|---|
| После каждого занятия | Привычно родителям | Долги копятся незаметно, если не сверять |
| Вперёд за занятие | Почти нет долгов | Нужно напоминание перед каждым занятием |
| За месяц вперёд | Одна оплата в месяц | Решить заранее, что с пропусками и переносами |
| Пакет занятий | Удобно обеим сторонам | Считать, сколько занятий осталось |
Еженедельная сверка за 10 минут
- Отметьте все занятия недели: проведено, перенос, отмена, неявка.
- Внесите все оплаты недели с датой.
- Посмотрите список тех, у кого баланс в минусе.
- Напишите напоминания об оплате тем, у кого долг.
- Проверьте, на все ли оплаты сформирован чек.
Если вести учёт в таблице, удобна схема «одна строка - одно занятие»: шаблон и формулы есть в материале «Как вести учёт учеников репетитору».
Чеки и лимит самозанятого
Самозанятый формирует чек на каждую оплату в «Моём налоге» и платит 4% с оплат от физических лиц и 6% от организаций. Доход за год не должен превышать 2,4 млн ₽. Поэтому в учёте полезно видеть, по каким оплатам чек уже выдан, и доход с начала года.
В «Веди Кабинет» баланс по каждому ребёнку и список должников считаются сами, кнопка «Напомнить об оплате» отправляет письмо родителю. У оплаты можно поставить отметку «чек выдан»: кабинет покажет, где чека ещё нет, и доход за год к лимиту. Сам чек вы пробиваете в «Моём налоге»: кабинет деньги родителей не принимает.
Материал подготовил создатель сервиса. Я не педагог и не методист, поэтому здесь нет советов, как учить: только организация работы, деньги и тексты. Цен «по рынку» в статье нет намеренно: надёжных данных о них нет. Нашли неточность, напишите на info@vedi-kabinet.ru.
Ссылки и формулировки сверены .
Ответы на частые вопросы.
Как вести учёт оплат учеников в таблице?
Одна строка - одно занятие: дата, ученик, статус, стоимость, оплачено. Долг ученика = сумма стоимости минус сумма оплат по его строкам. Раз в неделю фильтруйте тех, у кого долг.
Как учитывать оплату за месяц вперёд?
Внесите оплату одной суммой: баланс уйдёт в плюс, а каждое проведённое занятие будет его уменьшать. Когда баланс станет нулевым, пора следующей оплаты.
Нужно ли самозанятому формировать чек на предоплату?
Чек формируется, когда пришли деньги. Если родитель заплатил за месяц вперёд, чек оформляют в день оплаты.
Гайд
Приложение для репетитора: что должно уметь
Расписание, оплаты, страница для родителя и запись: чек-лист выбора.
Гайд
Ученик пропускает и не платит: что делать
Правило переноса, предоплата, тексты родителю и как спокойно закончить занятия.
Гайд
Сколько брать за занятие репетитору
Как поставить цену часа: от желаемого дохода, с отменами, налогом и дорогой.
Кабинет по профессии: Репетиторам · Логопедам · Дефектологам · Детским психологам · Няням · Все материалы
Расписание, оплаты и долги - в одном кабинете.
До трёх активных учеников - бесплатно и без карты. Добавьте одного ученика и ближайшее занятие, чтобы понять, подходит ли вам кабинет.