Как вести учёт учеников репетитору: что записывать и шаблон таблицы
Учёт учеников репетитору удобнее всего вести по занятиям: одна строка — одно занятие с датой, учеником, статусом, стоимостью и оплатой. Из такой таблицы фильтром получаются расписание, история ученика и долг. Ниже — что именно записывать, готовый шаблон для Excel и честное сравнение таблицы с онлайн-кабинетом.
Опубликовано
Что записывать
| Что | Зачем | Как часто обновлять |
|---|---|---|
| Контакты родителя | Кому писать о переносах и оплате | При первом занятии |
| Занятия и их статус | Проведено, перенос, отмена или неявка — от этого зависит оплата | После каждого занятия |
| Стоимость и оплаты | Сколько должен каждый ученик прямо сейчас | В день оплаты |
| Чеки | Самозанятому — чтобы ни одна оплата не осталась без чека | В день оплаты |
| Тема и домашнее задание | С чего начать следующее занятие, что показать родителю | После каждого занятия |
Сведения о здоровье ребёнка в общую таблицу не вносите: это особая категория персональных данных, а таблица обычно лежит в облаке и открывается с телефона.
Шаблон таблицы
Открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOffice. В файле — названия колонок и три строки-примера с вымышленными учениками: удалите их перед работой.
| Дата | Время | Ученик | Родитель и контакт | Предмет или услуга | Статус | Стоимость, ₽ | Оплачено, ₽ | Дата оплаты | Способ оплаты | Чек | Тема и домашнее |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| дд.мм.гггг — дата занятия | чч:мм | имя, как вы его зовёте | кому писать о переносах и оплате | из вашего списка услуг | проведено / перенос / отмена / неявка | сколько стоит это занятие; 0 — если не оплачивается | сколько пришло за это занятие | когда пришли деньги | наличные / перевод / СБП | да / нет — пробит ли чек в «Моём налоге» | что прошли и что задали |
| 02.09.2026 | 16:00 | Маша (пример) | Ольга, +7 900 000-00-00 | Математика, 60 мин | проведено | 1500 | 1500 | 02.09.2026 | СБП | да | Дроби: сложение. ДЗ: №12–15 |
| 04.09.2026 | 16:00 | Маша (пример) | Ольга, +7 900 000-00-00 | Математика, 60 мин | отмена | 0 | 0 | Отменили за сутки — не оплачивается | |||
| 05.09.2026 | 11:00 | Артём (пример) | Сергей, +7 900 000-00-01 | Английский, 45 мин | неявка | 1200 | 0 | Не пришёл без предупреждения — по договору оплачивается |
Как вести таблицу, чтобы она не развалилась
- Одна строка — одно занятие. Перенос — это новая строка с новой датой и статус «перенос» у старой, а не исправление даты.
- Статусы — только из короткого списка: проведено, перенос, отмена, неявка. Сделайте их выпадающим списком.
- Стоимость ставьте по правилам договора: отмена вовремя — 0, неявка — полная или половина.
- Долг ученика = сумма колонки «Стоимость» минус сумма колонки «Оплачено» по этому ученику. В Excel это СУММЕСЛИ по имени ученика.
- Раз в неделю отфильтруйте строки, где «Оплачено» меньше «Стоимости», — это список, кому напомнить об оплате.
- Не удаляйте старые строки: история нужна и для отчёта родителю, и для налогов.
Таблица или онлайн-кабинет: честное сравнение
| Таблица (Excel, Google Таблицы) | «Веди Кабинет» | |
|---|---|---|
| Цена | Бесплатно | Бесплатно до 3 активных учеников, дальше «Профи» — 490 ₽ в месяц |
| Гибкость | Любые колонки и формулы | Готовая структура: ученик, родитель, занятия, оплаты |
| Повторяющиеся занятия | Копировать строки вручную | Расписание с повторами, переносы сохраняются в истории |
| Долги | Формулы, которые легко сломать | Баланс по каждому ребёнку и список должников считаются сами |
| Запись новых учеников | Нет | Мини-сайт с записью на свободные слоты вашего расписания |
| Показать родителю прогресс | Отправить скриншот | Портал родителя по ссылке — на тарифе «Профи» |
| Перенос существующих данных | — | Импорта из таблицы нет: учеников добавляете вручную |
| Без интернета | Работает (если файл на компьютере) | Нужен интернет |
Если учеников трое и занятия раз в неделю, таблицы достаточно — не усложняйте. Кабинет начинает экономить время, когда занятий становится много, появляются переносы и деньги приходят в разные дни.
Признаки, что таблицы уже мало
- Вы узнаёте о долге, когда родитель уже забыл, за что платил.
- Расписание живёт отдельно от таблицы оплат, и они не сходятся.
- Перенос занятия превращается в правку трёх мест.
- Родители просят показать, что изменилось за месяц, а данных для ответа нет.
Коротко о главном.
В какой программе репетитору вести учёт учеников?
Для начала подойдёт обычная таблица — Excel или Google Таблицы, шаблон есть на этой странице. Когда учеников становится больше пяти-шести и появляются переносы и оплаты в разные дни, удобнее специализированный кабинет, где расписание и оплаты связаны.
Как посчитать долг ученика в Excel?
При таблице «строка = занятие»: СУММЕСЛИ по колонке «Ученик» для колонки «Стоимость» минус такая же СУММЕСЛИ для колонки «Оплачено». Положительное число — долг, отрицательное — предоплата.
Почему файл открывается кракозябрами?
Файл шаблона сохранён в UTF-8 с меткой BOM и разделителем «;» — так его без настроек открывает русский Excel. Если кракозябры всё же появились, импортируйте файл через «Данные → Из текста/CSV» и выберите кодировку UTF-8.
Можно ли перенести таблицу в «Веди Кабинет»?
Импорта из файла сейчас нет: учеников и ближайшие занятия добавляют вручную. На практике хватает одного ученика и одного занятия, чтобы начать, — остальных добавляют по ходу недели.
Расписание, оплаты и долги — в одном кабинете.
До трёх активных учеников — бесплатно и без карты. Добавьте одного ученика и ближайшее занятие, чтобы понять, подходит ли вам кабинет.